Note de frais et indemnités kilométriques

Comment faire une note de frais ?

Note de frais... de quoi parle-t-on au juste ?

Destinée à l’entreprise, la note de frais est un document permettant aux collaborateurs de se faire rembourser leurs frais professionnels. Il s’agit d'une fiche, dématérialisée ou non.

Le remboursement des frais est lié à trois contraintes. Les dépenses doivent être :

• Engagées pour les besoins de l’activité professionnelle du salarié

• De montants « raisonnables », sous peine d’être considérées par l’administration comme des « avantages en nature »

• Justifiées, c’est-à-dire accompagnées des factures correspondantes

Le remboursement de frais n’est soumis ni à cotisation sociale, ni à l’impôt sur le revenu.

Le plus souvent, la note de frais porte sur des frais de repas, des frais de déplacement (dont indemnité kilométrique, voir plus bas), des frais d’hébergement, de l’achat de petites fournitures de bureau ou de consommables variés. Les remboursements de frais sont particulièrement vérifiés par l’administration et font souvent l’objet de redressements. Afin de pouvoir les justifier en cas de contrôle, il est indispensable de formaliser leur gestion.

L’entreprise est en droit d’imposer des dates limites de remise des notes de frais.

Dans ce cas, une simple note de service permet d’en aviser les collaborateurs.

Les indemnités kilométriques

Que doit rembourser l’entreprise ?

Sur le plan légal, toutes charges financières ou en nature supportées par le salarié pour l’exécution de son activité professionnelle, doit être compensées par l’employeur.

Lorsque pour des motifs tenant à la marche de l’entreprise, l’un de ses membres utilise son véhicule personnel, la compensation financière basée sur un forfait et dénommée Indemnité Kilométrique doit être appliquée.

Cela relève du droit du travail.

Prenons quelques exemples :

· Le (la) comptable de l’entreprise qui deux fois par semaine se rend à la banque de la société située à dix kms de celle-ci avec son véhicule personnel, doit être indemnisé.

· Le salarié qui effectue une partie de son activité sur un site A le matin, et l’autre partie de cette même activité sur un autre site B distant de plusieurs kms l’après-midi, en utilisant son véhicule personnel entre A et B doit être aussi indemnisé.

· Un salarié qui va précéder à des visites de clientèle avec son moyen de transport automobile personnel a droit à indemnités.

Peut-on verser des indemnités kilométriques lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer le trajet domicile-travail ?

Si le salarié utilise son véhicule pour effectuer le trajet entre son domicile et son lieu de travail, faute de pouvoir prendre les transports en commun, les frais occasionnés peuvent être remboursés comme frais professionnels.

La prise en charge ne sera pas soumise à cotisations si le salarié est contraint d’utiliser sa voiture personnelle soit à cause de difficultés d’horaires, soit à cause de l’inexistence des transports en commun.

Elle ne peut en conséquence être admise lorsque l’éloignement du domicile du salarié et l’utilisation de son véhicule personnel résultent de convenances personnelles.

Que peut rembourser l’entreprise ?

En matière d’IK, l’entreprise doit respecter les limites fixées par le législateur ou l’instance réglementaire. Celles-ci peuvent être listées ainsi :

· Les IK doivent être justifiées par des documents individuels précisant : la puissance fiscale du véhicule utilisé, les dates, les destinations, les trajets, les motifs des déplacements.

· Les motifs doivent être réels et profitables à l’entreprise.

· Le barème officiel des indemnités kilométriques doit être strictement respecté (voir plus bas).

· Les IK doivent indemniser un « préjudice » causé par l’activité professionnelle et non pas être un complément de revenue.

Si l’ensemble de ces conditions est réuni, les IK versées par l’entreprise seront considérées comme des frais que celle-ci engage pour exercer son activité. Elles ne seront donc soumises à aucun prélèvement social ou fiscal.

Qu’est-ce que les indemnités kilométriques couvrent elles ?

Lorsque vous utilisez votre véhicule personnel au titre de votre activité professionnel vous devez savoir que le barème kilométrique inclut :

- les dépenses de carburant

- l’amortissement du véhicule

- les éventuels frais d’achat de casques et de protections

- la réparation et l’entretien

- les frais de pneumatiques

- les taxes et primes d’assurances

Concernant l’assurance, vos contrats ne couvrent pas toujours vos déplacements professionnels, il est donc recommandé de contacter son assureur pour connaitre les garanties de votre contrat concernant ces déplacements.

La surprime liée à l’utilisation de votre véhicule personnelle à titre professionnelle peut être pris en charge par l’employeur sous condition de présentation d’un justificatif.

Elles ne couvrent pas : - les frais de stationnement (location de parking, horodateurs, etc.) - les frais de réparation imprévus (accidents, etc.), sauf si cet imprévu est lié à un déplacement professionnel.

Ces postes de frais peuvent donc s’ajouter au montant de la déduction calculée à partir du barème kilométrique. A condition naturellement de produire les justificatifs et de les “proratiser” en fonction du kilométrage parcouru à titre professionnel.

Quel barème utilisé ?

Chaque année, l’administration fiscale procède en principe à une réactualisation de ce barème.

Barème kilométrique auto 2020 en vigueur pour les frais 2019

Source : arrêté du 26 février 2020 - JORF n°0051 du 29 février 2020

Conclusion

Les notes de frais et indemnités kilométriques versées aux collaborateurs ou à un dirigeant dans l’exercice de ces fonctions sont extrêmement suivies par les contrôleurs de l’URSSAF ou de l’administration fiscale.

Vous comprendrez donc que vous devez porter une attention particulière au formalisme de ce poste de dépenses.

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