Peut-on réellement envoyer ces factures par mail ?

Vous vous demandez certainement si dans le cadre de votre activité, vous pouvez envoyer les factures de vos clients par mails.

Dans cette course à la productivité deux équipes s’affrontent :

Les pour – « C’est super, pas de frais postaux ni de frais de papiers et on envoi le tout en masse via notre boite mail »

Les contre – « laisse tomber, une fois sur deux les mails envoyés aux clients finissement dans leurs spams et quand ce n’est pas le cas ils ont tendance à oublier de nous régler »

Alors l’envoi des factures clients par mail, une vrai révolution ou une fausse bonne idée ?

Nous avons donc décidé de mener l‘enquête afin de connaître les obligations légales et pratiques à ce sujet.

La facturation électronique : règles applicables et obligations

Les règles applicables à la facturation électronique

Pour qu’une facture puisse être réalisée en format électronique, il faut pouvoir garantir l’authenticité de son origine, sa bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu. Pour cela, l’entreprise doit recourir à l’une des méthodes suivantes :

- utilisation de la signature électronique,

- utilisation de l’échange de données informatisées (EDI) pour télétransmettre les factures,

- ou utilisation d’une solution technique autre que la signature électronique, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une méthode fiable entre la facture émise et la livraison de biens ou la prestation correspondante.

Pour qu'une facture soit considérée comme électronique, elle doit être émise et reçue sous format électronique (courrier électronique ou transmission d'un lien sécurisé sur un portail internet). Cela implique que les systèmes de l'émetteur (fournisseur) et du récepteur (client) soient compatibles et que la preuve de sa réception puisse être apportée.

Les mentions obligatoires à indiquer sur les factures électroniques sont les mêmes que celles prévues pour les factures en format papier.

Les règles de conservation des factures électroniques

Voici les règles de conservation des factures électroniques prévues par l’administration fiscale :

Les factures envoyées par voie électronique doivent être conservées sur support informatique pendant 3 ans, puis sur tout autre support pendant les 3 années suivantes.

Les factures sécurisées par signature électronique doivent être conservées dans leur format original pendant 6 ans.

Les informations émies et reçues concernant les factures transmises par échange de données informatisées (EDI) doivent être conservées dans leur format original pendant 6 ans.

Nous rappelons qu’au niveau du droit comptable, les factures électroniques doivent être conservées pendant 10 ans.

Facture électronique - En pratique

Le remplacement des factures papier envoyées par courrier, par des PDF envoyés par mail est la solution facile qui s’impose. Hélas, c’est ensuite au quotidien que la bonne idée se transforme en problème, entre les refus obstinés de clients qui ne voient aucun intérêt à recevoir un PDF ou ne s’en satisfont pas, la charge de travail additionnelle de vos responsable des ventes qui doivent renvoyer des mails non reçus par les bons destinataires, ce qui paraissait pratique au premier abord peut se transformer en catastrophe si vous ne prenez pas garde au point suivant :

S’en remettre au simple envoi par mail

Accrocher la facture PDF en pièce jointe à un mail est simple. On l’automatise et hop l’affaire est dans le sac,

Que va-t-il se passer dans les jours qui suivent ? Comment vos responsables des ventes vont-t-ils suivre les transmissions pour s’assurer que les mails sont arrivés ? La suite est classique car le mail standard ne possède pas la fiabilité des services postaux et les filtres anti-spam n’ont pas le discernement des intervenants qui trient le courrier. Vos responsables des ventes vont passer du temps (beaucoup, énormément) à renvoyer des factures parce que le mail n’est pas arrivé, parce que le destinataire n’était pas le bon, parce que le mail a été supprimé … Sans compter les demandes en période TVA ou de clôtures comptables des clients, pour récupérer les factures manquantes…

Sans oublier les PDF envoyés en masse via une adresse mail « no-reply » qui assure l’ignorance totale de vos clients mais si ces mails ne sont pas traités, la facture ne sera pas payée. Cela est supportable pour quelques factures ; pas pour des gros volumes. Autant envoyer les factures en les mettant dans des bouteilles à la mer.

Juste remplacer le papier par une image PDF inerte et ignorer les attentes (exigences ?) de ses clients

Le PDF est une image virtuelle du papier ; il présente les bénéfices d’un fichier électronique : facilité de génération et de transmission … Cependant le PDF a aussi et surtout les défauts du papier : les données qu’il contient sont aussi peu exploitables que celles sur une feuille de papier. Or ce sont ces données qui intéressent le récepteur, pas la feuille de papier ou son image PDF.

Dans le B2B les factures reçues des fournisseurs passent par un traitement de validation et de comptabilisation. Ce traitement coûteux fait partie des dépenses que le récepteur souhaite limiter voir supprimer.

Les récepteurs sont de plus en plus nombreux à demander à leurs fournisseurs de remplacer le papier par des flux de données (EDI), ou de dépôt de fichier sur un espace partagé (CHORUS, etc…)

Cela va donc vous demander une réflexion et une organisation en interne pour automatiser le processus.

Cependant l’émetteur satisfait tous ses clients et déploie avec succès la dématérialisation, là où l’envoi de PDF images inertes rencontre l’indifférence des récepteurs.

Ne pas s’organiser en amont…

Si ces factures n’arrivent pas chez le client, elles ne seront donc jamais payées. L’intérêt de l’opération est donc assez limité.

Surtout qu’une fracture non payée est le fruit de votre travail non matérialisé par son flux financier.

Le seul recours que vous avez est la relance de vos clients mais avez-vous réfléchi et organisez cet aspect.

Cela est forcément couteux, car il va demander du temps travail supplémentaire de vos équipes ou du prestataire en charge si vous l’externaliser.

Avant de lancer vos campagnes d’envoi de factures dématérialisées, penser à le communiquer auprès de vos clients, quitte à en faire des tonnes.

L’erreur est de penser qu’une facture envoyée par mail générera automatiquement les règlements de vos clients dans les délais

Pensez donc en amont à organiser la gestion de vos impayées afin de limiter les mauvaises surprises.

Conclusion

Le recours à une solution qui sécurise les transmissions de vos factures dématérialisées est donc indispensable pour optimiser la délivrance du mail.

Organisez-vous en amont et prévoyez l’éventualité que les premières campagnes d’envois n’auront pas les résultats escomptés sur votre taux de recouvrement.

Nous pouvons vous aider dans la réalisation de vos factures ou vous pouvez nous confier la relance de vos clients.

Organisez-vous donc en amont et consulter notre site www.socagest-fr.com